COTIZACIÓN:
Es
un tipo de documento, de carácter eminentemente informativo,
en el que se establece el precio de un
bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de
compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario.
Ejemplo:
¿COMO HACER UNA COTIZACIÓN?
ORDEN DE PEDIDO O COMPRA
La orden de compra es un documento
que emite el comprador para
pedir mercaderías al vendedor;
indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados.
REQUISITOS:
1.
Lugar y fecha de emisión.
2.
Nombre y número de orden del
comprobante.
3.
Nombre y domicilio.
4.
Datos de la empresa que imprime
el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de
los documentos impresos.
FORMAS
DE EMISIÓN:
1.
Original: Para el Vendedor.
Duplicado: Para el Comprador
REMISIÓN
Es un documento que normalmente se adjunta a un material que se va a
entregar. Usualmente tiene aspecto de factura, y en él se describe la
relación de los materiales o servicios
que se van a entregar o efectuar. Sirve como un comprobante de la recepción de
dichos materiales y servicios. En ocasiones ya incluye el importe y un pagaré,
así como los datos de facturación, la
dirección y la persona donde se recibirá.
CLASES DE
1.
Remisión
Expresa: Es aquella que se hace en términos explícitos y formales en cláusulas
que no dejen duda alguna acerca de las intenciones del acreedor.
2.
Remisión
Táctica: Es una de las clases de remisión, en el cual mediante algunos hechos el
acreedor da a presunciones de haber condonado la deuda.
3.
Remisión Real: Es cuando el acreedor declara que
tiene la deuda por saldada, como si hubiese recibido el pago, aunque no fuera
así, esta clase de remisión es equivalente
al pago y hace que la cosa ya no sea debida y por ende también libera
también a todos aquellos que eran deudores de la misma por cuanto no puede
haber deudores si no hay cosa debida.
3. Condonación
o Descargo Personal: Es aquella donde el acreedor declara simplemente a deudor libre de su
obligación.
FACTURA
La factura de compra o factura comercial es un documento mercantil
que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además
de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa
para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación
o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar. Las
facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y
legalmente son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben
aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y
servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los
descuentos y los impuestos.
La
factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o
de la provisión de un servicio, que afecta al obligado fiscal emisor (Vendedor)
y al obligado tributario receptor (Comprador). La factura es el único
justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto
(IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos o
tickets.
1.
Apellidos
y nombres o razón social del titular
2.
Nombre
comercial (si lo tiene)
3. Dirección de la casa matriz
4. Dirección del establecimiento donde esta ubicado el punto de emisión
5.
Apellidos
y nombres o razón social del comprador o usuario
6.
NIT
del comprador o usuario
7.
Bien
vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servicio prestado, unidad de
medida.
8.
2ª
copia SUNAT (se entrega al adquiriente)
9.
1ª
copia
10.
Documento
original
11.
Importe
total de la venta o servicio prestado (en letras y números)
12.
Monto
discriminado de los tributos que gravan la operación
13.
Precio
unitario del bien o importe del servicio
14.
Valor
de venta del bien o servicio prestado
15.
Fecha
de emisión
16.
Nº
de NIT.
NOTA DE DEVOLUCION
La nota
de devolución es un documento que avala una cantidad devuelta por un bien o
servicio vendido, puede ser emitido por el prestador de servicios o vendedor y
si es posible debe ser firmado por el comprador. Dependiendo del producto puede
tener una descripción y una explicación o motivación. Es por lo general
realizado cuando la empresa detecta una falla en el bien vendido, o cuando el
servicio tiene deficiencias.
Debe
reunir algunos puntos indispensables:
1.
Causa del fallo
2.
Descripción del producto
3.
Causa del fallo
4.
Descripción del producto
5.
Costo del producto
1.
Numero de factura
2. N umero de servicio.
Ejemplo de nota de devolución:
NOTA DE
REQUISICION
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros.
Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Ejemplo
Nota de Requisición:
NOTA DE DESPACHO
Es
el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su
lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en
postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no
importan venta.
La
guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en
el libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de
mercaderías en una empresa cuando se efectúa el inventario, por lo general la
guía de despacho la recepciona el bodeguero de la empresa.
La
guía de despacho solo contiene indicación de cantidad, artículos y precio
unitario, solo en algunos casos lleva columna total y por lo general no se
suma.
La
guía de despacho debe contener los siguientes datos:
·
Nombre y dirección del vendedor.
·
Numero de RUT del vendedor.
·
Giro de negocio.
·
Nombre y Dirección del comprador.
·
Dirección, es decir, lugar de entrega.
·
Fecha de envió.
·
Fecha de entrega.
·
Detalle completo de la mercadería que se
traslada, con indicaciones de unidades, peso, el nombre y las características
de la mercadería.
-Algunas
características que tienen las guías de despacho:
·
Sirven de testigo y guía para confeccionar
las facturas.
·
Deben estar timbradas con el sello oficial,
por el Servicio de Impuestos internos, antes de ser enviadas.
En
los trabajadores de bienes para su reparación de un lugar a otro del mismo
emisor que no importen venta podrá omitirse el valor unitario, conocer en forma
clara y detallada el motivo.
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