La contabilidad para
los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los
gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y
venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a
todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
• Inventario (inicial)
• Compras
• Devoluciones en compra
• Gastos de compras
• Ventas
• Devoluciones en ventas
• Mercancías en tránsito
• Mercancías en consignación
• Inventario (final)
El Inventario Inicial
representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el
período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en
el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener
movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a
costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
En la cuenta Compras
se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto
de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el
cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta
tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se
cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra, se
refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía
comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta
cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
Los gastos ocasionados
por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de
Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
Ventas: Esta cuenta
controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que
fueron compradas con éste fin. Por otro lado también tenemos Devoluciones en
Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes
a la empresa.
En algunas
oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos
encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por
razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas
en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la
cuenta: Mercancías en Tránsito.
Por otro lado tenemos
la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que
reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en
"consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de
propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas
hasta que no se hayan vendido.
El Inventario Actual
(Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario
físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del
periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.
El control interno de
los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras,
que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de
compras.
Funciones De Los
Inventarios.-
Algunos inventarios
son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en
proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario,
parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de
una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de
producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener
producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo,
frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor
programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente
de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción.
Como una alternativa,
podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga
de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En
ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de
una política bien pensada, este bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un
camino fácil para obviar una tarea difícil.
El resto del
inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y
artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones
de compras, producción y ventas a distintos niveles.
Planificación De Las
Políticas De Inventario.-
En la mayoría de los
negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y
producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a
menudo incongruente:
Ventas.-Se necesitan
inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del
mercado.
Producción.-se
necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente
grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción
estables.
Compras.-las compras
elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
Financiación.-los
inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de
efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento,
antigüedad, riesgos, etc.).
Propósitos de las
políticas de inventarios.-
1.- Planificar el nivel
óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través de
control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.
Los niveles de
inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que
causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel
inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente
rápidamente a las demandas de ventas y producción.
Funciones Que Efectúa
El Inventario.-
En cualquier
organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra
manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son
una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a
maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.
Funciones:
• Eliminación de irregularidades en
la oferta
• Compra o producción en lotes o
tandas
• Permitir a la organización manejar
materiales perecederos
• Almacenamiento de mano de obra
Decisiones sobre
inventario:
Hay dos decisiones
básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a
cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se
hacen para cada artículo en el inventario:
1.- Que cantidad de un
artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.
2.- Cuando reabastecer
el inventario de ese artículo.
Tipos De Inventario.-
Inventario Perpetuo:
Es el que se lleva en
continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro
detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los
importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos,
se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las
cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la
cuenta física.
Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del
inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las
cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un
alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre
actualizados.
Anteriormente, los
negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de
alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método
los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a
comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al
cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad
disponible ayuda a proteger el inventario.
Inventario
Intermitente:
Es un inventario que
se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se
puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que
se trata de suplir en parte.
Inventario Final:
Es aquel que realiza
el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un
periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese
sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho
periodo.
Inventario Inicial:
Es el que se realiza
al dar comienzos a las operaciones.
Inventario Físico:
Es el inventario real.
Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de
bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y
valorada de las existencias.
Inventario determinado
por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o a la medida
real obtenidos.
Calculo del inventario
realizado mediante un listado del stock realmente poseído. La realización de
este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores de que los
registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases,
a saber:
• Manejo de inventarios
(preparativos)
• Identificación
• Instrucción
• Adiestramiento
